Как оформить переход на Эдо

Многие компании всё ещё используют бумажную документацию в своей работе, хотя существуют эффективные альтернативы, использование которых позволит сократить время на обработку документов, уменьшить расходы и повысить производительность. Мы говорим об электронном документообороте, который стал более популярным и доступным с приходом цифровой эпохи. В данной статье мы расскажем о том, как компании и контрагенты могут перейти на ЭДО и получить все преимущества этой технологии.

1. Как оформить переход на ЭДО: шаг за шагом
2. В каком документе прописать порядок перехода на ЭДО
3. Нужно ли дополнительное соглашение при переходе на ЭДО
4. Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
5. Заключение

Как оформить переход на ЭДО: шаг за шагом

1. Измените учётную политику. Пропишите во всех документах компании, что вы готовы использовать электронные документы в своей работе. Это можно сделать, например, добавив соответствующую запись в положение о работе с документами или в устав компании.
2. Изучите процесс движения документов в компании, чтобы понять, как именно они могут быть заменены на электронные аналоги. Разберитесь с тем, какие документы в вашей компании носят первоочередной характер, а какие могут быть отложены на потом. Также определите, кто будет отвечать за переход на ЭДО и координацию этого процесса.
3. Выберите систему ЭДО, которая подходит именно вашей компании. Существует множество различных систем, каждая из которых имеет свои особенности и требования. Исходя из нужд вашей компании, выберите наиболее подходящую.
4. Купите электронную подпись. Вам понадобится удостоверяющий центр, который выдаст квалифицированный сертификат электронной подписи. Удостоверяющий центр должен быть аккредитован в России.
5. Выберите оператора ЭДО. Выберите одного из ряда операторов, предоставляющих услуги по электронному документообороту. Операторы различаются по возможностям, качеству обслуживания и цене — выберите того, кому вы доверяете.
6. Подключите контрагентов. Последний этап — подключение контрагентов к системе ЭДО. Для этого вы должны до согласовать с вашими деловыми партнерами условия работы с электронными документами и договориться о том, как они будут их предоставлять и принимать.

В каком документе прописать порядок перехода на ЭДО

Чтобы правильно оформить переход на ЭДО, нужно составить приказ о внедрении системы. Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Следует прописать дату перехода на систему электронного документооборота и перечень нормативных документов, которые должны использоваться при работе с системой.

Нужно ли дополнительное соглашение при переходе на ЭДО

Нет, вы не обязаны заключать отдельное соглашение с контрагентом по поводу перехода на ЭДО. Обмен электронными документами в рамках обычного делового оборота считается достаточным для согласования условий и соглашения о переходе на электронный документооборот. Также следует отметить, что суды России признают электронные документы такими же правовыми документами, как и бумажные. Это значит, что вы можете не беспокоиться о юридической силе электронных документов, если прописанная последовательность была соблюдена.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы перейти на ЭДО с контрагентами, вы должны выполнить следующие шаги:

1. Разберитесь, как проходит работа в бумажном формате. Исследуйте процесс движения документов и определите, какие из них могут быть заменены на электронные аналоги.
2. Получите квалифицированный электронный сертификат в удостоверяющем центре. Без него вы не сможете заключать договоры в электронной форме.
3. Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции с вашей системой электронного документооборота.
4. Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами, уточняющий условия взаимодействия.

Заключение

Переход на электронный документооборот — это стандартный шаг для компаний любых масштабов, которые желают повысить эффективность своей работы и сократить расходы. Для этого необходимо составить приказ о внедрении системы ЭДО, выбрать систему, оператора и купить электронную подпись. После этого можно подключить контрагентов. Судебные решения гарантируют юридическую силу электронных документов. Поэтому, переход на ЭДО может быть свободным от большинства проблем и тягот, связанных с переходом на новую систему работы.